Voor het eerst personeel aannemen

Deze informatie is geplaatst door Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid | Belastingdienst | KVK

U neemt voor het eerst een werknemer in dienst. Meld u dan direct aan als werkgever bij de Belastingdienst. U moet dit ook doorgeven aan KVK. Maak afspraken over de arbeidsvoorwaarden en leg deze schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst of in de cao.

Personeel aannemen

Uw bedrijf groeit en u hebt meer werk dan u aankunt. Personeel aannemen is een grote stap, maar biedt u ook de kans om te groeien. Als u personeel aanneemt krijgt u te maken met regels en risico’s. Lees op deze pagina welke regels er gelden op de arbeidsmarkt. En bekijk in de animatie de belangrijkste stappen als u voor het eerst personeel aanneemt.

Meld u aan als werkgever

Als u voor het eerst een werknemer aanneemt, dan moet u zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst en bij KVK. Dit doet u zo:

Meld u aan als werkgever bij de Belastingdienst. U ontvangt dan een loonheffingennummer. Dit heeft u nodig omdat u loonheffingen moet inhouden op het salaris van uw werknemer en aangifte moet doen.
Geef via het wijzigingsformulier aan KVK door dat u personeel in dienst neemt. U moet veranderingen in uw personeelsbezetting trouwens altijd doorgeven aan KVK.

Controleer de identiteit van uw werknemer

U moet de identiteit van uw werknemer controleren, voordat het werk begint. Bewaar een goed leesbare kopie van het geldige identiteitsbewijs in uw loonadministratie. Op de kopie van het identiteitsbewijs moeten alle persoonsgegevens staan zoals op het origineel. Het burgerservicenummer (BSN) moet goed zichtbaar zijn op de kopie.

Lees meer bij 'Loonadministratie aanleggen' in het Handboek Loonheffingen.

Maak afspraken over de arbeidsvoorwaarden

Maak afspraken over arbeidsvoorwaarden. U kunt in een gesprek afspraken maken, maar het is beter om de afspraken op te schrijven. Dit doet u in een arbeidsovereenkomst. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Dan kunt u aanvullende afspraken maken over de voorwaarden. Deze mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden gaan over:

U moet uw werknemer goed informeren over meest belangrijke arbeidsvoorwaarden zodat het werk vooraf duidelijk en beter voorspelbaar is.

Houd u aan het wettelijk minimumloon

U moet uw werknemer minstens het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon betalen. Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugdloon. Ieder half jaar worden de lonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli.

Pas uw administratie aan

Zorg dat u alle verplichte gegevens in uw administratie verwerkt voordat uw werknemer begint. Dat geldt vooral voor de gegevens van de loonheffingen, een kopie van de identiteit van de werknemer en de loonstaat. Voor het maken van een loonstaat kunt u een voorbeeld downloaden van Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld.

Regel het pensioen voor uw personeel

U bent verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor uw sector. Is er geen bedrijfstakpensioenfonds, dan kiest u zelf of u uw werknemers een pensioenregeling biedt. U kunt een onafhankelijk adviseur om advies vragen.