Een goede administratie is van groot belang voor jou als (startende) ondernemer. Het geeft op elk moment zicht op hoe het met jouw onderneming gaat. En helpt bij het doen van de belastingaangiften. Maar wat is zo’n goede administratie?

Een goede administratie is voor elke ondernemer anders. Als je bijvoorbeeld op de markt groente verkoopt, heb je een kasadministratie nodig. Als architect niet. Het is in ieder geval belangrijk dat jouw administratie een weergave geeft van de activiteiten van jouw bedrijf. Het gaat dan niet alleen over de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook over de afspraken uit jouw agenda en de contracten die je hebt afgesloten. Daarnaast moet je administratie actueel, raadpleegbaar en op redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst.

Zes tips voor een goede en efficiënte administratie 

1. Begin op tijd met het opzetten van een goede administratie.
   Doe dat al voordat je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KVK). Want de zakelijke kosten die je maakt voordat je jouw onderneming start, zijn aftrekbaar. En de uren die je besteedt aan jouw onderneming voordat je je inschrijft bij de KVK tellen mee voor het urencriterium.
2. Houd uw administratie bij op één centrale plek, het liefst digitaal. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat je de btw-aangifte direct vanuit jouw pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten bij het overtypen. Ook zorgt het ervoor dat je administratie eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst.
3. Werk jouw administratie één keer per week en op een vast moment bij. Daarmee is je administratie altijd actueel en raadpleegbaar.
4. Houd uw zakelijke en privéadministratie gescheiden.
   Dat geeft je onder andere goed zicht op jouw omzet. Dat is nog belangrijker als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling, want als je de omzetgrens van € 20.000 overschrijdt moet je je direct afmelden.
5. Bewaar alle administratieve gegevens in zijn originele vorm.
   Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaart je de factuur digitaal. Mocht je hiervan willen afwijken, kun je afspraken maken met de Belastingdienst via één van de belastingkantoren.
6. Bewaar alle administratie minimaal 7 jaar (ook wat digitaal is).
   Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit jouw agenda. Maak dus regelmatig een back-up van jouw gegevens. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het ‘éénloketsysteem’. Wil je weten wat er nog meer onder jouw administratie valt? Check hoofdstuk vier van het Handboek ondernemen op nl/starters.

Goede administratie ook van belang voor KOR-deelnemers

Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR) hoeft je geen btw-aangifte te doen, waardoor je minder administratieve verplichtingen hebt. Houd wel jouw ontvangsten en inkomende facturen goed bij in je administratie. Als je de omzetgrens van € 20.000 bereikt hebt, moet je je namelijk direct afmelden voor de regeling via het afmeldformulier op belastingdienst.nl/kor. Vanaf dat moment breng je weer btw in rekening.

Hulp bij belastingzaken

De Belastingdienst helpt je graag op weg. Ga voor meer informatie en hulpmiddelen voor startende ondernemers naar www.belastingdienst.nl/starters of volg gratis een webinar ‘Goede start met de Belastingdienst’.

Dit blog is tot stand gekomen in samenwerking met De Belastingdienst.